1. Da convocação:
- A convocação deverá respeitar as normas previstas na Convenção, como o prazo de antecedência para o seu envio e o quórum para a primeira e segunda chamada de início da assembleia. Se a Convenção não mencionar o prazo para envio do edital, poderá ser adotado livremente pelo síndico, que deverá, contudo, agir com bom senso para cada caso. Sugerimos um mínimo de dez dias.
- Deverá ser exposto o edital de convocação em local de costume, ou onde houver ampla circulação no condomínio.
- A convocação deverá ser feita através de carta registrada para os proprietários que não residam no Condomínio, o que evita a nulidade do ato.
- Na convocação constará a pauta com os assuntos a serem discutidos e deliberados pelos Condôminos, com a devida especificação para evitar nulidades;
2. Da redação da ata:
- Deverá ser elaborada de forma a trazer clareza e objetividade, com respeito aos acontecimentos da reunião, e detalhar os assuntos discutidos e as deliberações, sem acréscimos ou omissões.
- Serão exaradas as discussões que sejam relevantes aos assuntos da pauta e outras determinadas a pedido do presidente da mesa.
- É desnecessário o registro de falas irrelevantes, de forma a se evitar um texto longo e de difícil compreensão. É suficiente a escrita daquilo que foi deliberado.
3. Da assinatura:
- A ata deverá ser assinada pelo Presidente da Mesa e pelo secretário.
- Caso o presidente da mesa ou o secretário se recusem a assinar, dois Condôminos que estiveram presentes na assembleia poderão suprir a ausência relatando o ocorrido na ata.
- Acompanhará a ata uma lista de presença com os dados (nome completo, CPF e unidade) de todos os condôminos e assinatura dos presentes.
4. Da publicidade da ata:
- O síndico ou a Administradora distribuirão uma cópia da Ata aos condôminos, dentro do prazo previsto na Convenção, pois não há no Código Civil uma definição. Caso a Convenção seja omissa é medida de bom senso que seja realizada a distribuição da ata tão logo ela seja concluída, pois os atos ali tomados obrigam a todos os Condôminos, inclusive os ausentes à assembleia, medida que evitará qualquer questionamento ao cumprimento das deliberações. Há que ser preservado os princípios da publicidade e da transparência.
- Salvo regra contida na Convenção do condomínio, não é obrigatório o registro da ata em cartório.
- A ata deverá ser anexada ao Livro de Atas do condomínio, permanecendo em poder do síndico.
5. Do quórum de votações:
- Deverá ser observado o quórum mínimo de presentes para validade da deliberação, pois há variação conforme o tema, como por exemplo para se aprovar uma alteração da convenção serão necessários 2/3 das frações ideais dos Condôminos a favor da mudança.
- As regras vem previstas no Código Civil e na Convenção, prevalecendo o primeiro em caso de conflito.
